Кадровый электронный документооборот в Битрикс24. Как перевести бизнес на удаленку?

Если вы хотите настроить обмен данными между Saby Docs (СБИС) и Битрикс24 для автоматизации документооборота, воспользуйтесь нашей интеграционной шиной Пинкит.

⏩ Смотреть кейсы и скачать шаблоны интеграций.

⏩ Какие сервисы можно интегрировать?

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

С введением карантина к нам  стали обращаться не только по поводу приобретения имеющихся у нас продуктов CRM, но и с прямой просьбой помочь настроить и отладить процесс внутреннего и внешнего электронного документооборота с контрагентами и сотрудниками.

Наши клиенты, которые давно с нами работают - знают, что у нас уже есть такой опыт. Так как мы стараемся учитывать все пожелания наших клиентов по улучшению качества наших продуктов, и ценим свое время и время других, то на своем примере хотим рассказать, какую пользу электронный документооборот может принести вашему Бизнесу и вашим сотрудникам.

Как мы пришли к электронному документообороту

Компания ООО «Пинол» уже 9 лет работает исключительно в удаленном формате, не имея ни желания, ни необходимости тратить ресурсы на организацию полноценного офиса с оборудованными рабочими местами и помещениями для естественных нужд работников.

Мы не понаслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся любой бизнес, желая перевести своих сотрудников на удаленный режим работы, так как однажды столкнулись с этим вопросом лично.

Как показывает практика, основная «боль» при переводе офиса на «дистанционку» заключается в том, что нужно этот бизнес-процесс отладить максимально быстро, законно и безболезненно.

Что значит «быстро»?

Быстро – значит без лишних временных затрат на организацию столь важного и не простого процесса. Чтобы этот процесс отладить БЫСТРО, вам либо нужно нанять человека, который вас и вашу команду этому научит, либо купить уже полностью «действующую» систему, со всеми ответами на вопросы. 

Кем должен быть этот человек, который вас всему научит? Это человек должен быть разработчиком, техническим специалистом, юристом, бухгалтером и кадровиком. Т.е., как мы с вами понимаем, это не один человек, а целая команда тех, кто максимально ускоренно сможет организовать и оптимизировать вам Бизнес-процесс для удаленной работы.

Если же вы хотите разобраться и вникнуть во все самостоятельно, то в данной ситуации, слово «быстро» для вас будет крайне не уместным.

Что значит законно?

Законно – значит, не нарушать бизнес-процессом действующее законодательство в рамках организации электронного документооборота.

Нужно учесть технические и юридические особенности данного процесса. Например, для взаимодействия Работника и Работодателя удаленно, вам нужно понимать, как этот процесс отладить, в первую очередь, без ущерба для вашего бизнеса.

А речь тут может идти о штрафных санкциях, которые могут применять контролирующие органы в отношении Работодателя, если работодатель нарушит права Работника в сфере действующего трудового законодательства.

Удивительно то, что мало кто из наших клиентов, которые обращались к нам по вопросу организации бизнес-процесса по удаленному взаимодействию с работниками, знают, что нормы действующего законодательства позволяют Работнику и Работодателю взаимодействовать при помощи обмена документами, подписанными усиленной электронной квалифицированной цифровой подписью (сокращенно – ЭЦП).

Еще поразительнее то, что мало кто понимает, как отлаженный бизнес-процесс ЭДО удобен и эффективен в работе:

Что значит «безболезненно»?

Безболезненно – это значит, не в ущерб бизнесу. Мы говорим о том, что вам не нужно тратить время на поиск важной для вас информации по организации и запуску данного бизнес-процесса, тем самым придумывая новый велосипед и рисковать, если что-то упустите из виду.

Для решения данной «боли», мы уже давно, на практическом примере организации взаимодействия в нашей компании «Работник-Работодатель», «Контрагент», «Исполнитель-Заказчик», разработали готовый бизнес-процесс в Битрикс24 по электронному документообороту, с учетом юридических и технических особенностей данного мероприятия.

Плюсы ЭДО для бизнеса:

1. Вы сокращаете расходы на отправку документов через почту и курьера.

2. Вы организовываете работу бухгалтерии, отдела продаж и отдела кадров таким образом, что любые ваши приказы, инструкции, счета, регламенты и иные документы (в т.ч. кадровые)  будут иметь юридическую силу для всех ваших контрагентов и удаленных работников, и вам не нужно будет каждому отправлять документы для ознакомления курьером или почтой России.

Все работники и контрагенты подписывают документ удаленно, не отходя от рабочего места. Ну а правда, что может быть лучше?

3. У нас, например, Работник и Работодатель обмениваются документами при помощи бизнес-процесса «Обмен кадровыми документами», который мы разработали в рамках данной задачи.

Это значит, что нет необходимости печатать бумаги и прикладывать их в личное дело работника. Все документы хранятся на вашем сервисе и электронной почте у обеих сторон. Для подстраховки, всегда можно сохранить подписанный документ на флешке, а в случае необходимости – распечатать с сертификатом.

4. Вы упрощаете монотонную, но важную работу сотрудников. Следовательно, экономите время и тратите его на решение более важных задач.

Электронный документооборот: внутренний и внешний

Есть два вида электронного документооборота: внутренний и внешний.

Внутренний - это документооборот документов внутри компании. Эти документы не предназначены для отправки за пределы компании, а используются исключительно в рамках внутреннего взаимодействия между сотрудниками и работодателем.  Примеры: приказы, регламенты, заявления, отчеты и т.п.

Внешний – это документооборот осуществляется за пределами компании: контрагентами, партнерами, и т.д. То есть речь идет об актах, счетах, договорах, коммерческих предложениях, отчетах в контролирующие органы и т.п.

Важная часть электронного документооборота - ЭЦП. Эта подпись юридически значимая, она равноценна подписи от руки и печати организации.

Многие думают, отладить бизнес-процесс по электронному документообороту сложно.  Особенно сильно убеждены в этом те руководители компаний, которые привыкли работать по старинке.

На самом деле, работать с электронным документооборотом, в том числе организовать взаимодействие Работника и Работодателя, Контрагентов, Заказчика и Исполнителя и т.п., гораздо проще, чем кажется на первый взгляд.

Вот пример из нашей практики:

Автоматизация кадрового документооборота позволяет значительно облегчить работу со следующими документами:

• ежегодный отпуск;
• отпуск за свой счет;
• командировка;
• работа в нерабочий день;
• отгул;
• приказы (кроме приказа об увольнении);
• заявления;
• справки и иные документы, имеющие отношения к трудовой деятельности работника.

В чем измеряется эффективность ЭДО и ЭЦП?

Экономия времени и ресурсов.

Скорость обмена документами, обслуживание клиентов и качество обслуживания растет (ошибки быстро исправляются, документы не теряются и т.п.), как следствие – увеличивается эффективность и качество работы ваших сотрудников.

Помните, как раньше вам приходилось увязать в бумагах, а впопыхах, под конец рабочего дня бежать в бухгалтерию или отдел кадров, чтобы успеть расписаться в приказе на отпуск? И все эти движения работников только ухудшают их работу, потому что нужно тратить время и нервы на то, чтобы встретиться с вечно недовольным кадровиком, и успеть подписать документы, не нарываясь на скандал под конец рабочего дня.

А сколько времени на этот процесс тратит ваш кадровый работник? Вдумайтесь: Бумажный документ нужно распечатать, согласовать, подписать – на это может уйти не один день, затем пересылка оригиналов, которая занимает от трех дней в одну сторону.

В ЭДО же документ подписывается электронной подписью, за считанные минуты попадает сотруднику или контрагенту в любую точку мира, после  чего подписанный документ становится доступен всем участникам данного процесса.

Оформление сотрудников на работу

С помощью ЭЦП можно принимать на работу дистанционного работника при помощи ЭДО. Главное, не забудьте прописать эти условия в трудовом договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Итог:

Как видно из выше сказанного, хорошо отлаженный электронный документооборот «лечит» «головную боль» бизнеса, а именно – упрощает взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами.

Все становится проще и быстрее. Любые заявления того же работника при помощи ЭЦП считаются официальными и юридически достоверными документами. А это значит, что у проверяющих органов к вам не будет лишних вопросов, ибо всё по закону и в рамках закона.

Возможности электронного документооборота позволяют сотрудниками компании работать на любом расстоянии от офиса, независимо от местонахождения, а работодателю не «распыляться», и  не тратить лишние деньги на почту и курьера для отправки каждого клочка бумаги работнику, лишь бы у него была его подпись «на руках».

Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит

С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.

Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пиникт: https://lk.pinkit.io/tariffs